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更新日:2017年3月7日

民間事業者のマイナンバーへの対応について

民間事業者もマイナンバーを取扱います

マイナちゃん

マイナンバー制度は、社会保障や税の手続きで全従業員に関係する制度です。

民間事業者は、従業員の健康保険や厚生年金等の加入手続きや、給与の源泉徴収票の作成を行っています。平成28年1月以降、税や社会保障の手続きのための、それぞれの帳票等の提出時期までにパートやアルバイトを含む全従業員のマイナンバーを順次取得し、源泉徴収票や健康保険・厚生年金・雇用保険などの書類に番号を記載する必要があります。

また、民間事業者が外部の方に講演や原稿の執筆を依頼し、報酬を支払う場合、報酬から税金の源泉徴収をしなければなりません。そのため、こうした外部の方からもマイナンバーを提供してもらう必要があります。

民間事業者概要

出展:広報オンライン

民間事業者編よくある質問(FAQ)(内閣官房ホームページ)(外部サイトへリンク)

マイナンバーの取扱い

ガイドラインを踏まえた対応を!

特定個人情報保護委員会が作成したガイドラインには、マイナンバーの取扱いについて法律が求める保護措置およびその解釈について、具体例を用いて解説されています。

特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン(事業者編)(PDF:817KB)

取扱いの注意点

1.取得

  • 利用目的を従業員に明示する必要があります。
  • マイナンバー取得時の本人確認は厳格に行います。
    取得の際は他人のなりすまし等を防止するため、厳格な本人確認を行います。従業員が扶養親族のマイナンバーを記載した書類を提出する場合、従業員が扶養親族の本人確認をすることになります。

2.利用・提供

  • 利用目的以外の利用・提供はできません。
    マイナンバーを社員番号者顧客管理番号として使うことはできません。

3.保管・廃棄

  • 必要がある場合に限り、保管し続けることができます。
    翌年度以降も継続的に雇用契約がある場合や、所管法令によって一定期間保存が義務付けられている場合に限り保管ができます。
  • 不必要になったら、できるだけ速やかに廃棄・削除しなければなりません。
    マイナンバーを事務で利用しなくなった場合や保管期間を経過したらできるだけ速やかに廃棄、削除しましょう。

マイナンバーの安全な管理のために必要なこと

組織としての対応が必要です

1.組織的・人的安全管理措置

  • 担当の明確化
    担当者以外がマイナンバーを取扱うことがないように取扱責任者や事務取扱担当者など担当者を明確にしましょう
  • 適切な教育
    従業員に対するマイナンバー制度概要の周知など従業員への教育も大切です。

2.物理的・技術的安全管理措置

  • 取扱担当者を決め、他の人は情報にアクセスできない仕組みづくり
  • パーテーションの設置や座席の工夫
  • のぞき見されない座席配置
  • ウイルス対策ソフトウェアの導入、アクセスパスワードの設定
  • シュレッダーなどプライバシーに配慮して書類を破棄できるよう準備
  • カギ付き棚を用意

委託先・再委託先にも監督が必要です

1.委託先の監督
社会保障及び税に関する手続書類の作成事務の全部又は一部の委託をする者は、委託先において、法律に基づき委託者自らが果たすべき安全管理措置と同等の措置が講じられるよう必要かつ適切な監督を行わなければなりません。

委託先監督
出展:政府広報オンライン

2.再委託等
社会保障及び税に関する手続書類の作成事務の全部又は一部の委託を受けた者は、委託者の許諾を得た場合に限り、再委託をすることができます。再々委託の場合も同様です。

再委託
出展:政府広報オンライン

マイナンバーの取扱いは、個人情報保護法よりも厳格な保護措置が設けられています。いま一度、対策の見直しとそれを踏まえた準備をお願いいたします。

税や社会保障関係書類へのマイナンバー記載スケジュール

税や、社会保障関係の書類へのマイナンバーの記載時期は、制度によって異なります。それぞれの書類にマイナンバーを記載する時期を把握し、準備を進めましょう。

主な届出書類等については次のとおりです。

記載スケジュール
出展:政府広報オンライン

マイナンバー取扱準備をお願いします

どんな準備が必要なの?

  1. マイナンバー利用ケースの洗い出し
  2. 利用スケジュールの確認(いつまでに従業員等のマイナンバーを取得すればよいか)
  3. マイナンバーの取得の前に安全管理措置の検討

資料等

次の資料を参考にしてください。

内閣府提供資料

出展:内閣官房ホームページ(外部サイトへリンク)

厚生労働省提供資料(雇用保険関係) 

雇用保険に関する手続の様式は、厚生労働省のホームページ(外部サイトへリンク)でご確認ください。

出展:厚生労働省ホームページ(外部サイトへリンク)

書式等 

もっと詳しく知りたい場合は?

マイナンバー制度の詳細については、下記のホームページやコールセンターをご利用ください。

内閣府ウェブサイト

社会保障・税番号制度ページ(外部サイトへリンク)

政府広報オンライン

特集社会保障・税番号制度<マイナンバー>(外部サイトへリンク)

フリーダイヤル(無料)

内閣府はマイナンバー制度の周知を図ることを目的に、市民や民間事業者向けのコールセンターを開設しました。マイナンバー制度について不明な点は、コールセンターをご利用ください。

【日本語窓口】

  • マイナンバー総合フリーダイヤル、0120-95-0178

【外国語窓口】英語・中国語・韓国語・スペイン語・ポルトガル語対応

  • マイナンバー制度に関することは、0120-0178-26
  • 「通知カード」「マイナンバーカード」に関することは、0120-0178-27

【受付時間】

  • 平日/午前9時30分から午後8時
  • 土日祝/午前9時30分から午後5時30分(年始年末12月29日~1月3日を除く)
  • マイナンバーカードの紛失・盗難による、カードの一時利用停止については、24時間、365日対応します。

一部IP電話等で上記ダイヤルにつながらない場合は、
・マイナンバー制度に関することは、050-3816-9405(有料)
・「通知カード」「マイナンバーカード」に関することは、050-3818-1250(有料)におかけください。

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お問い合わせ

所属課室:焼津市総務部情報政策課

住所:郵便番号425-0041 静岡県焼津市石津728-2(消防防災センター3階)

電話番号:054-623-4791

ファクス番号:054-623-4792

Email:jouhou@city.yaizu.lg.jp

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